POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
TITULO l. GENERALIDADES
En el desarrollo del objeto social de HGI S.A.S. se han recolectado datos personales de personas relacionadas bajo diferentes vínculos con la empresa a través de nuestros canales electrónicos y físicos, motivo por el cual la compañía se compromete a adoptar la presente política de confidencialidad y protección de los datos personales con el fin de proteger la información recolectada y almacenada, la cual se regirá por las siguientes pautas:
1. Responsable del tratamiento de los datos pesonales:
La siguiente es la información del responsable del tratamiento de datos personales:
Nombre: HGI S.A.S
Domicilio: Medellín, Antioquia
Dirección: Calle 48# 77c -06
Correo electrónico: info@hgi.com.co
Teléfono fijo: (604) 320 52 10
2. Encargado del tratamiento de los datos personales:
HGI S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos personales a través de encargados, asegurándose en todo momento de la vinculación de los mismos a las actuales políticas.
3. Marco general para el tratamiento de datos pesonales:
Tipos de bases de datos y finalidad:
HGI S.A.S. dispone de bases de datos automatizadas y físicas, sobre las cuales realizará tratamiento conforme a la normatividad vigente y con las finalidades que son informadas en la autorización respectiva.
Información recolectada y almacenada.
Dependiendo de la relación mantenida con el titular de la información, se recolectan datos, que incluyen información relacionada con:
- Identificación: número de documento de identidad.
- Ubicación: dirección, correo electrónico, números telefónicos, otros.
- Socioeconómicos: datos financieros, compisición de grupo familiar, entre otros.
- Sensibles: huellas digitales, exámenes médicos.
TÍTULO II POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS Y ALMACENADOS POR HGI S.A.S
HGI S.A.S. considerará a todo dato que no sea público, como de carácter confidencial y en tal sentido le dará tratamiento con sujeción al siguiente marco de políticas:
1. En el proceso de tratamiento de datos se dará cumplimiento irrestricto al marco normativo dispuesto por la legislación colombiana para este fin.
2. Para el tratamiento de datos públicos y para aquellos expresamente consagrados en la ley, HGI S.A.S. no obtendrá la autorización expresa del titular de la información, sin embargo, para todos aquellos por fuera de esta clasificación, lo hará a través de documento físico, electrónico, mensaje electrónico y sitio web. Así mismo se podrá obtener dicha autorización mediante una conducta clara e inequívoca del titular, que permita concluir que otorgó su consentimiento. En este proceso se velará por los principios de trazabilidad del consentimiento y seguridad de su custodia.
3. Consecuentemente, el tratamiento de datos personales por parte de HGI S.A.S.., se hará para las finalidades especificadas y en particular para las siguientes:
Para proveedores:
- Ejecutar la relación contractual existente.
- Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía.
- Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.
Para clientes:
- Proporcionar nuestros productos, servicios y contenidos.
- Ejecutar las funciones propias de los servicios contratados por los clientes con HGI.
- Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, mensaje (sms y/o mms), correo electrónico, llamada telefónica, u otros medios usados para el efecto.
- Remitir información de tipo comercial y referir nuevos clientes sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.
- Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.
- Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.
- Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
- Realizar pruebas y análisis de software cuando sus bases de datos sean suministradas, previo acuerdo.
- Transferencia internacional de datos personales (aplica solo para servicios en la nube).
Para empleados:
- Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos de la compañía.
- Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.
- Pago de nómina, obligaciones legales y extralegales.
En general:
- Datos personales para realizar entrevistas en procesos de selección, encuestas, evaluaciones, sondeos en HGI S.A.S. y cualquier otro trámite relacionado con su objeto social.
- Remitir información de HGI S.A.S. en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, conforme la relación contractual existente.
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.
- Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.
- Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.
- Para cumplir con los deberes de información que deba cumplir la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
- HGI S.A.S. podrá estar en contacto con el titular de los datos personales en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.
1. El dato personal almacenado por HGI S.A.S. y sometido a tratamiento, deberá ser completo, veraz, actualizado, comprensible y verificable, siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
2. HGI S.A.S. no generará el acceso por medios electrónicos abiertos o por ningún medio físico, a datos personales que reposen en su poder y que no sean de carácter público, sin que medien restricciones técnicas que limiten dicho acceso solo a personas autorizadas por la ley o el titular. De igual manera los datos personales solo serán tratados por las personas que tengan autorización para ello o por quienes dentro de sus funciones tengan a cargo dichas actividades.
3. El titular o a quien éste autorice mediante documento legal, podrá consultar sus datos personales al menos una vez cada mes calendario o cada vez que existan cambios sustanciales en las presentes políticas de tratamiento de la información, las cuales deberán ser informadas por los canales dispuestos para el efecto. De igual forma, cuando el titular eleve consultas, reclamos o peticiones sobre la manera como son utilizados sus datos personales, HGI S.A.S. deberá entregar la información solicitada.
4. HGI S.A.S. suministrará o actualizará los datos personales a solicitud de los titulares para corregir información parcial, inexacta, fraccionada, que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida. En todo caso se respetarán los derechos consagrados en la ley 1581 de 2012.
5. Por solicitud del titular y en ausencia de obligatoriedad de permanencia en las bases de datos, los datos personales correspondientes deberán ser eliminados. Tales datos solo podrán ser tratados durante el tiempo y medida que la finalidad lo justifique.
6. Canales de atención: para el ejercicio de los derechos legalmente consagrados, el titular podrá comunicarse con la línea de atención (574) 4444584 o contactarse con HGI S.A.S. a través de la página web web www.hgi.com.co al correo electrónico info@hgi.com.co o en nuestro centro de atención personalizada, ubicado en la Calle 48 #77C – 06.
7. Si en desarrollo de las actividades propias de HGI S.A.S. se presenta el uso de datos personales de menores, se asegurará la protección de sus derechos fundamentales de manera estricta y rigurosa y el respeto por su interés superior. Únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.
8. HGI S.A.S. podrá hacer transferencia de datos entre compañías vinculadas o que pudieran llegar a estarlo, bien sea que estas se encuentren en el territorio colombiano o en el exterior, guardando estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente política y las normas regulatorias. En ningún caso se hará transferencia internacional de datos a países que no dispongan de un régimen de protección de datos personales estricto, riguroso y compatible con la legislación colombiana.
9. La información suministrada por el cliente, será accedida y utilizada para realizar la tarea de soporte del software, esta información estará en un servidor local de HGI sujeto a las políticas de seguridad y acceso restringido, de acuerdo al manejo de información de HGI hasta que su caso sea resuelto, pasado este tiempo la información será eliminada.
TÍTULO III. PRINCIPIOS RECTORES
Sobre la base de lo consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, se establecen los siguientes principios rectores para el tratamiento de datos personales:
1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular.
3. Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento a que se refieren las normas vigentes, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Tal obligatoriedad se respaldará con la suscripción de acuerdos de confidencialidad.
TÍTULO IV. DERECHOS DE LOS TITULARES
La Ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HGI S.A.S. este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos es el siguiente:
Los derechos podrán ejercerso por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición HGI S.A.S
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Consultas: todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales se harán a través de los canales previstos en el literal i del título II de la presente política.
Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
- Fecha de recibo de la consulta.
- Identidad del solicitante. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10), días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
Todos los reclamos se harán a través de los canales previstos en el literal i del título II de la presente política y serán resueltos por el garante de tratamiento de datos definido en el literal b del título VI de la presente política. HGI S.A.S. dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotarán, entre otras, las siguientes:
- Fecha de recibo del reclamo.
- Nombre de la persona de HGI S.A.S.. encargada de dar respuesta al reclamo.
- Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional). Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política.
Para la atención de los mismos es necesario que el titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:
- Identificación y dirección del titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclarmo.
- Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional). Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
- Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
- Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
TÍTULO V. DEBERES DE HGI S.A.S.
Son deberes de HGI S.A.S. los establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
TÍTULO VI: ROLES DEFINIDOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN HGI S.A.S.
1. Responsable de tratamiento: será HGI S.A.S. en concordancia con lo establecido en el numeral 1 del título I de la presente política.
2. Se definen los siguientes roles adicionales:
TÍTULO VII: DE LAS MODIFICACIONES, PERIODOS DE VIGENCIA Y ACEPTACIÓN
1. Vigencia del tratamiento de datos: los datos recolectados permanecerán en las bases de datos de HGI S.A.S. por el tiempo necesario para cumplir a cabalidad con la finalidad para la cual fueron incorporados.
2. Modificaciones a la política de tratamiento de datos personales y a la política de privacidad: HGI S.A.S. se reserva el derecho de efectuar las modificaciones necesarias, cuando los aspectos normativos o técnicos así lo exijan, cumpliendo con la divulgación referida en la presente política.
3. Aceptación: el titular acepta esta política de tratamiento de datos cuando entrega información de carácter personal a través de nuestros canales o cuando suscribe contratos, autorizaciones, o cualquiera otro documento en el que se le informe acerca de los términos de la misma o se le indique el medio de consulta necesario. De igual manera, cuando continúa con el relacionamiento o vínculo con HGI S.A.S.., sin notificación de novedad alguna en relación con su tratamiento de datos, siempre y cuando hayan sido publicadas por los canales predeterminados, tanto la actual política, como sus modificaciones posteriores.
4. Vigencia: la presente política entra en vigencia a partir de octubre 27 de 2016 y será publicada en los medios electrónicos y difundida conforme a las exigencias del marco normativo y a lo contemplado en ella misma.
TÍTULO VIII: TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento de nuestro objeto social y atendiendo a la naturaleza de las relaciones sostenidas con los titulares de la información personal, nos permitimos manifestar que podemos ejecutar la transferencia y transmisión de dichos datos, incluso a nivel internacional, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; por lo tanto y con ocasión de la presente, los titulares en aceptación a la política presente, autorizan expresamente la trasmisión y transferencia si es el caso, de los datos a nivel internacional, de acuerdo a las relaciones negociables que detenten con HGI S.A.S. especialmente frente a la contratación de productos y servicios en la Nube.
Para el caso de presentarse la transferencia internacional de datos personales, HGI S.A.S tomará las medidas necesarias para que los receptores se adecuen a los preceptos de la presente política, teniendo en cuenta que la información personal que reciban, solo será utilizada con el fin exclusivo de atender asuntos atinentes a HGI S.A.S. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Por lo tanto, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen los niveles adecuados de protección de datos. Para el caso específico de la prohibición de Ley, un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos se determinan solo si cumple con los preceptos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia. Esta prohibición no regirá cuando se trate de Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; y, Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Las transmisiones internacionales de datos personales que ejecute HGI S.A.S no requerirán autorización expresa del titular cuando se haya realizado la autorización del titular por medio del aviso de privacidad y autorización de tratamiento.